Hybride Arbeit ist in vielen Unternehmen längst Teil des Alltags. Beschäftigte wechseln zwischen Büro, Homeoffice und anderen Arbeitsorten. Teams kommen an bestimmten Tagen zusammen, während an anderen Tagen große Teile der Bürofläche ungenutzt bleiben. Für Unternehmen stellt sich deshalb eine zentrale wirtschaftliche Frage: Wie viel Bürofläche wird tatsächlich benötigt und wie lässt sich die vorhandene Fläche effizient nutzen?
Eine geringere durchschnittliche Anwesenheit bedeutet nicht automatisch, dass Flächen problemlos verkleinert werden können. Entscheidend ist nicht nur, wie viele Beschäftigte im Durchschnitt ins Büro kommen, sondern auch, wann sie anwesend sind. In vielen Unternehmen bleiben montags und freitags zahlreiche Arbeitsplätze frei, während es zur Wochenmitte bei Schreibtischen und Besprechungsräumen zu Engpässen kommt.
Wer die Fläche ausschließlich auf Grundlage von Durchschnittswerten reduziert, riskiert deshalb überfüllte Büros an stark frequentierten Tagen. Bevor Mietverträge angepasst, Etagen geschlossen oder Standorte zusammengelegt werden, braucht es eine verlässliche Analyse der tatsächlichen Nutzung.
Klassische Büroplanung reicht nicht mehr aus
In traditionellen Büromodellen war die Planung vergleichsweise einfach. Jedem Beschäftigten wurde ein fester Arbeitsplatz zugeordnet, Besprechungsräume waren bestimmten Abteilungen vorbehalten und Parkplätze wurden langfristig vergeben.
Bei hybriden Arbeitsmodellen funktioniert dieses Prinzip nur noch eingeschränkt. Die Zahl der anwesenden Personen verändert sich täglich. Damit schwankt auch der Bedarf an Schreibtischen, Besprechungsräumen, Rückzugsorten und technischer Ausstattung.
Zudem benötigt nicht jede Tätigkeit dieselbe Arbeitsumgebung. Wer konzentriert arbeitet, braucht Ruhe. Projektteams benötigen dagegen Räume für gemeinsame Abstimmungen. Für Telefonate und Videokonferenzen sind kleinere Rückzugsräume oft geeigneter als große Konferenzzimmer.
Ein modernes Büro muss deshalb unterschiedliche Arbeitsformen unterstützen, statt lediglich eine bestimmte Zahl an Schreibtischen bereitzustellen.
Werden Arbeitsplätze, Räume, Parkplätze und andere Ressourcen über getrennte Kalender, Tabellen oder mündliche Absprachen organisiert, entstehen schnell Informationslücken. Ein Raum kann in einem Kalender frei erscheinen, obwohl er in einem anderen System reserviert ist. Gleichzeitig bleiben gebuchte Arbeitsplätze leer, während andere Beschäftigte nach einem freien Platz suchen.
Eine zentrale Steuerung durch eine Workplace Management Software kann diese Bereiche zusammenführen. Beschäftigte sehen bereits vor der Fahrt ins Büro, ob ein geeigneter Arbeitsplatz verfügbar ist, wo das eigene Team sitzt und welcher Raum für einen Termin genutzt werden kann.
Für Unternehmen sind vor allem die dabei entstehenden Daten relevant. Sie zeigen, wann Flächen stark ausgelastet sind, welche Bereiche regelmäßig leer bleiben und an welchen Stellen Engpässe entstehen.
Buchung und tatsächliche Nutzung unterscheiden
Reservierungsdaten allein reichen für eine wirtschaftliche Flächenplanung nicht aus. Ein gebuchter Arbeitsplatz ist nicht automatisch ein tatsächlich genutzter Arbeitsplatz. Beschäftigte können ihre Pläne kurzfristig ändern oder vergessen, ihre Reservierung zu stornieren.
Unternehmen sollten deshalb zwischen verfügbaren, gebuchten und tatsächlich belegten Arbeitsplätzen unterscheiden. Die tatsächliche Nutzung kann beispielsweise über einen Check-in oder eine Anwesenheitsbestätigung erfasst werden.
Wird ein Arbeitsplatz gebucht, aber nicht genutzt, entsteht ein sogenannter No-Show. Der Platz wird im System weiterhin als belegt angezeigt, obwohl er tatsächlich frei wäre. Eine hohe No-Show-Quote verfälscht die Auswertung und kann dazu führen, dass die Auslastung höher erscheint, als sie wirklich ist.
Automatische Freigaben können dieses Problem reduzieren. Erfolgt innerhalb eines festgelegten Zeitraums kein Check-in, wird die Buchung aufgehoben und der Arbeitsplatz wieder verfügbar.
Durchschnittswerte reichen für Flächenentscheidungen nicht aus
Büroflächen verursachen deutlich mehr Kosten als nur die Miete. Hinzu kommen Ausgaben für Energie, Reinigung, Wartung, Sicherheit, Technik und Ausstattung. Viele dieser Kosten fallen auch bei geringer Nutzung weiter an oder lassen sich nur begrenzt senken.
Für eine fundierte Entscheidung sollten deshalb mehrere Kennzahlen berücksichtigt werden:
- durchschnittliche Auslastung,
- maximale Auslastung an Spitzentagen,
- Nutzung nach Wochentag und Tageszeit,
- Verhältnis zwischen Buchungen und tatsächlicher Belegung,
- No-Show-Quote,
- Nutzung verschiedener Raumarten,
- Kosten je Arbeitsplatz oder Quadratmeter.
Ein Unternehmen kann im Wochendurchschnitt nur zu 60 Prozent ausgelastet sein und an einzelnen Tagen dennoch nahezu alle Plätze benötigen. Wird die Fläche allein anhand des Durchschnitts reduziert, entstehen an diesen Tagen schnell Engpässe.
Aussagekräftiger ist eine Auswertung über mehrere Monate. Einzelne Wochen können durch Urlaubszeiten, Feiertage, Projekte oder Veranstaltungen stark beeinflusst werden. Erst wiederkehrende Muster liefern eine belastbare Grundlage für langfristige Entscheidungen.
Weniger Fläche ist nicht immer die beste Lösung
Eine geringe Auslastung bedeutet nicht zwangsläufig, dass ein Unternehmen weniger Gesamtfläche benötigt. Häufig ist die vorhandene Fläche lediglich ungünstig aufgeteilt.
Viele große Besprechungsräume helfen wenig, wenn im Alltag vor allem kleine Räume für zwei oder drei Personen fehlen. Ebenso kann eine große Zahl klassischer Einzelarbeitsplätze unpraktisch sein, wenn Teams regelmäßig gemeinsam an Projekten arbeiten.
Statt Flächen sofort aufzugeben, können Unternehmen bestehende Bereiche anpassen. Denkbar sind etwa:
- die Unterteilung großer Räume,
- mobile Trennwände,
- zusätzliche Rückzugsräume,
- flexible Projektflächen,
- die Umwandlung wenig genutzter Einzelarbeitsplätze,
- die Zusammenlegung von Teams auf bestimmten Etagen.
Auch eine zeitweise Stilllegung einzelner Gebäudebereiche kann sinnvoll sein. Teams werden dabei an schwach ausgelasteten Tagen auf weniger Etagen zusammengeführt. Abhängig vom Gebäude lassen sich dadurch Reinigungs-, Energie- und Sicherheitskosten reduzieren.
Vor einer solchen Maßnahme sollten jedoch auch Spitzentage, Veranstaltungen und ein mögliches Wachstum der Belegschaft berücksichtigt werden.
Flächeneffizienz braucht Reserven und gute Ausstattung
Ein Büro, das rechnerisch bis auf den letzten Platz ausgelastet ist, bietet kaum Spielraum. Kurzfristige Termine, neue Beschäftigte, externe Dienstleister oder ungeplante Besuche führen dann sofort zu Engpässen.
Unternehmen sollten deshalb eine angemessene Kapazitätsreserve einplanen. Wie groß diese sein muss, hängt von der Unternehmensgröße und den Schwankungen der Anwesenheit ab.
Gleichzeitig ist eine geringe Nutzung nicht immer ein Zeichen dafür, dass ein Arbeitsplatz nicht benötigt wird. Möglicherweise wird er wegen schlechter Ausstattung, hoher Lautstärke, ungünstiger Lage oder technischer Probleme gemieden.
Gemeinsam genutzte Arbeitsplätze funktionieren nur, wenn Beschäftigte verlässliche Bedingungen vorfinden. Dazu gehören ergonomische Möbel, funktionierende Monitore, passende Anschlüsse, ein stabiles Netzwerk und saubere Arbeitsplätze.
Bevor wenig genutzte Bereiche entfernt werden, sollte daher geprüft werden, warum sie gemieden werden.
Das Büro muss Zusammenarbeit ermöglichen
Viele Beschäftigte erwarten vom Büro mehr als einen einzelnen Bildschirmarbeitsplatz. Sie kommen vor Ort, um Kollegen zu treffen, sich kurzfristig abzustimmen oder gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten.
Werden Teammitglieder über mehrere Etagen verteilt oder sind anwesende Kollegen nur schwer auffindbar, verliert das Büro einen wichtigen Teil seines Nutzens. Eine transparente Übersicht kann zeigen, welche Teammitglieder anwesend sind und in welchem Bereich sie sitzen.
Dabei ist ein sensibler Umgang mit personenbezogenen Daten notwendig. Auslastungsdaten sollten der Planung von Flächen und Ressourcen dienen, nicht der Kontrolle einzelner Beschäftigter. Unternehmen sollten offenlegen, welche Daten erhoben, wie lange sie gespeichert und wofür sie verwendet werden.
Klare Regeln verbessern die Datenqualität
Ein Buchungssystem liefert nur dann brauchbare Daten, wenn Reservierungen zuverlässig gepflegt werden. Deshalb sollten Unternehmen einfache Regeln festlegen:
- Wie weit im Voraus kann gebucht werden?
- Wann wird eine Buchung ohne Check-in freigegeben?
- Wie lassen sich Reservierungen kurzfristig stornieren?
- Sind bestimmte Bereiche Teams vorbehalten?
- Wie werden wiederholte No-Shows behandelt?
Die Abläufe sollten möglichst unkompliziert sein. Zu aufwendige Prozesse führen schnell dazu, dass Beschäftigte wieder auf mündliche Absprachen oder separate Kalender ausweichen.
Hybride Arbeit macht das Büro nicht überflüssig, verändert aber seine Funktion. Statt jedem Beschäftigten dauerhaft denselben Platz bereitzustellen, wird es zu einer gemeinsam genutzten Umgebung für Konzentration, Austausch und Zusammenarbeit.
Unternehmen, die ihre Flächen anhand tatsächlicher Nutzungsmuster planen, können laufende Kosten gezielter steuern. Gleichzeitig vermeiden sie, dass Einsparungen zu überfüllten Büros, ungeeigneten Arbeitsbereichen oder schlechteren Arbeitsbedingungen führen.
