Befristete Arbeitsverträge verlängern: Wo in der Praxis rechtliche Fallstricke entstehen

Ein befristeter Arbeitsvertrag läuft aus, beide Seiten möchten die Zusammenarbeit fortsetzen und der Vertrag wird um einige Monate verlängert. In der betrieblichen Praxis wirkt das wie ein überschaubarer Verwaltungsvorgang. Arbeitsrechtlich kann jedoch bereits ein kleines Detail darüber entscheiden, ob eine weitere Befristung wirksam ist oder das Arbeitsverhältnis als unbefristet gilt.

Besonders fehleranfällig sind sachgrundlos befristete Arbeitsverträge. Hier kommt es nicht allein darauf an, wie lange jemand insgesamt beschäftigt wird. Auch die Anzahl der Verlängerungen, der Zeitpunkt der Vereinbarung, eine mögliche Vorbeschäftigung und Änderungen anderer Vertragsbedingungen können relevant werden.

Deshalb sollte vor jeder Verlängerung zunächst geklärt werden, auf welcher rechtlichen Grundlage der bestehende Vertrag überhaupt befristet wurde.

Befristung mit und ohne Sachgrund unterscheiden

Das Teilzeit- und Befristungsgesetz unterscheidet grundsätzlich zwischen Befristungen, die durch einen sachlichen Grund gerechtfertigt sind, und kalendermäßigen Befristungen ohne Sachgrund.

Sachgründe können beispielsweise ein nur vorübergehender betrieblicher Bedarf, die Vertretung eines anderen Beschäftigten oder eine Befristung zur Erprobung sein.

Für sachgrundlose Befristungen gelten dagegen vergleichsweise klare gesetzliche Grenzen. Nach § 14 Abs. 2 TzBfG ist eine kalendermäßige Befristung grundsätzlich bis zu einer Gesamtdauer von zwei Jahren möglich. Innerhalb dieser Gesamtdauer darf ein sachgrundlos befristeter Vertrag grundsätzlich höchstens dreimal verlängert werden.

Beide Grenzen gelten nebeneinander.

Drei Verlängerungen bedeuten also nicht, dass der Arbeitgeber automatisch drei zusätzliche Jahre zur Verfügung hat. Entscheidend bleibt grundsätzlich die Gesamtdauer von maximal zwei Jahren, soweit keine abweichende gesetzliche oder tarifvertragliche Regelung greift.

Was arbeitsrechtlich überhaupt als Verlängerung gilt

Der Begriff „Verlängerung“ klingt im Alltag weiter, als er arbeitsrechtlich verstanden wird.

Bei einer sachgrundlosen Befristung bedeutet eine Verlängerung grundsätzlich, dass der bisherige Beendigungszeitpunkt hinausgeschoben wird. Die übrigen Vertragsbedingungen sollen dabei im Wesentlichen unverändert bleiben.

Genau hier entstehen in der Praxis häufig Probleme.

Wird zusammen mit dem neuen Enddatum beispielsweise eine andere Vergütung, eine neue Wochenarbeitszeit oder ein deutlich veränderter Aufgabenbereich frei vereinbart, kann die Vereinbarung rechtlich nicht mehr als bloße Verlängerung eingeordnet werden.

Dann kann stattdessen ein neuer befristeter Arbeitsvertrag vorliegen.

Das ist deshalb bedeutsam, weil ein solcher Neuabschluss nicht ohne Weiteres erneut sachgrundlos befristet werden darf, wenn zwischen denselben Parteien bereits zuvor ein Arbeitsverhältnis bestanden hat.

Die Verlängerung muss rechtzeitig vereinbart werden

Ein weiterer zentraler Punkt ist der Zeitpunkt.

Soll ein sachgrundlos befristeter Vertrag verlängert werden, muss die Verlängerungsvereinbarung noch während der Laufzeit des bestehenden Vertrags zustande kommen.

Beispiel: Endet der Vertrag am 30. September, darf nicht erst am 1. Oktober nachträglich eine vermeintliche Verlängerung vereinbart werden.

Nach Ablauf des bisherigen Vertrags handelt es sich arbeitsrechtlich nicht mehr um das bloße Hinausschieben des bestehenden Endtermins.

Für Personalabteilungen bedeutet das: Befristete Verträge sollten nicht erst wenige Tage vor ihrem Ende auf Wiedervorlage erscheinen. Sinnvoll ist ein Verfahren, das mehrere Wochen oder Monate vorher eine Entscheidung darüber auslöst, ob und unter welchen Bedingungen die Beschäftigung fortgesetzt werden soll.

Auch Arbeitnehmer sollten sich nicht ausschließlich auf die mündliche Aussage verlassen, der Vertrag werde ohnehin verlängert.

Warum gleichzeitig vereinbarte Vertragsänderungen problematisch sind

In vielen Unternehmen ist die Verlängerung ein naheliegender Zeitpunkt, um den Arbeitsvertrag insgesamt zu aktualisieren.

Vielleicht hat sich die Tätigkeit verändert. Das Gehalt soll steigen. Die Wochenarbeitszeit wird angepasst. Eine neue Homeoffice-Regel soll aufgenommen werden.

Genau diese Kombination kann bei einer sachgrundlosen Befristung problematisch sein.

Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts verlangt für die Verlängerung im Sinne des § 14 Abs. 2 TzBfG grundsätzlich, dass nur der Beendigungszeitpunkt hinausgeschoben wird und der Vertragsinhalt ansonsten unverändert bleibt.

Davon zu unterscheiden sind Anpassungen, auf die der Arbeitnehmer ohnehin einen Anspruch besitzt oder die lediglich die aktuelle Rechtslage nachvollziehen.

In der Praxis sollte deshalb geprüft werden, ob eine gewünschte Vertragsänderung tatsächlich gemeinsam mit der Verlängerung vereinbart werden kann.

Die Befristung von Arbeitsverträgen lässt sich daher nicht zuverlässig nur anhand des Enddatums beurteilen. Entscheidend ist immer die gesamte Vertragsgestaltung.

Auch eine Gehaltserhöhung kann eine Rolle spielen

Besonders anschaulich ist die Vergütung.

Ein Mitarbeiter arbeitet seit einem Jahr sachgrundlos befristet. Der Arbeitgeber möchte ihn ein weiteres Jahr beschäftigen und gleichzeitig das Gehalt freiwillig erhöhen.

Aus betrieblicher Sicht erscheint das unproblematisch. Befristungsrechtlich muss jedoch geprüft werden, ob durch die neue Vergütungsvereinbarung noch eine reine Verlängerung vorliegt.

Anders kann die Lage aussehen, wenn die Anpassung beispielsweise aufgrund einer bereits bestehenden tariflichen Regelung oder eines sonstigen Anspruchs erfolgt.

Der entscheidende Punkt lautet: Nicht jede Veränderung im Zusammenhang mit einer Vertragsverlängerung ist gleich zu beurteilen.

Gerade bei sachgrundlosen Befristungen sollte daher nicht einfach ein vollständig neuer Vertrag mit verändertem Inhalt vorgelegt werden, ohne zuvor die befristungsrechtlichen Folgen zu prüfen.

Vorbeschäftigung kann eine sachgrundlose Befristung ausschließen

Ein weiterer häufiger Fehler liegt in der Annahme, eine lange zurückliegende Beschäftigung spiele grundsätzlich keine Rolle mehr.

Das Gesetz bestimmt zunächst, dass eine sachgrundlose Befristung nicht zulässig ist, wenn mit demselben Arbeitgeber bereits zuvor ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis bestanden hat.

Die Rechtsprechung hat zu dieser Vorschrift verschiedene Ausnahme- und Grenzfälle entwickelt. Daraus lässt sich jedoch keine einfache allgemeine Regel ableiten, nach der jede mehrere Jahre zurückliegende Beschäftigung automatisch unbeachtlich wäre.

Das Bundesarbeitsgericht hat etwa entschieden, dass auch eine acht Jahre zurückliegende Beschäftigung einer erneuten sachgrundlosen Befristung entgegenstehen kann.

Arbeitgeber sollten deshalb frühere Beschäftigungsverhältnisse sorgfältig prüfen.

Das ist besonders in größeren Unternehmen wichtig, in denen sich Personalverantwortliche möglicherweise nicht ohne Weiteres daran erinnern, dass eine Person bereits viele Jahre zuvor beschäftigt war.

Tarifverträge können andere Grenzen vorsehen

Die gesetzliche Grundregel von maximal zwei Jahren und höchstens drei Verlängerungen ist nicht in jeder Branche zwingend die abschließende Grenze.

§ 14 Abs. 2 TzBfG ermöglicht tarifvertragliche Abweichungen bei Höchstdauer und Zahl der Verlängerungen.

Das Bundesarbeitsgericht hat in der Vergangenheit entsprechende tarifliche Regelungen grundsätzlich anerkannt, sofern sie innerhalb des rechtlich zulässigen Rahmens liegen.

Deshalb sollte bei tarifgebundenen Arbeitsverhältnissen nicht allein auf die allgemeine Zwei-Jahres-Regel geschaut werden.

Zunächst ist zu klären, ob ein Tarifvertrag gilt und ob dieser besondere Befristungsregelungen enthält.

Bei Befristungen mit Sachgrund gelten andere Maßstäbe

Eine Befristung mit Sachgrund unterliegt nicht automatisch der normalen Zweijahresgrenze der sachgrundlosen Befristung.

Das bedeutet jedoch nicht, dass aufeinanderfolgende Sachgrundbefristungen unbegrenzt und ohne weitere Kontrolle möglich wären.

Bei sehr langen Befristungsketten mit zahlreichen aufeinanderfolgenden Verträgen kann geprüft werden, ob die Gestaltung missbräuchlich ist.

Dabei kommt es auf den Einzelfall an. Relevant können unter anderem Gesamtdauer, Zahl der Vertragsverlängerungen, Art der Sachgründe und die konkrete Beschäftigungssituation sein.

Ein angegebener Sachgrund ist deshalb keine Garantie dafür, dass jede beliebig lange Vertragskette rechtlich Bestand hat.

Die Befristungsabrede muss die gesetzliche Form einhalten

Für die Wirksamkeit einer Befristung schreibt § 14 Abs. 4 TzBfG Schriftform vor.

In der Praxis ist vor allem wichtig, dass die Befristungsvereinbarung rechtzeitig und formwirksam getroffen wird.

Problematisch kann es werden, wenn ein Arbeitnehmer bereits seine Tätigkeit aufnimmt oder nach Vertragsende weiterarbeitet und die Befristungsvereinbarung erst später formalisiert werden soll.

Gerade bei kurzfristigen Einstellungen und Verlängerungen sollte deshalb nicht nach dem Motto gearbeitet werden: „Den Vertrag unterschreiben wir später.“

Bei der Befristung ist die Form keine bloße Formalität.

Weiterarbeiten nach dem Enddatum kann erhebliche Folgen haben

Ein befristetes Arbeitsverhältnis endet bei einer kalendermäßigen Befristung grundsätzlich mit Ablauf der vereinbarten Zeit.

Arbeitet der Beschäftigte danach jedoch mit Wissen des Arbeitgebers weiter, kann § 15 TzBfG eingreifen.

Danach gilt das Arbeitsverhältnis unter bestimmten Voraussetzungen als auf unbestimmte Zeit verlängert, wenn der Arbeitgeber nicht unverzüglich widerspricht.

Das ist ein wichtiger Unterschied zur geplanten Vertragsverlängerung.

Ein Betrieb sollte deshalb eindeutig regeln, ob eine Beschäftigung nach dem Befristungsende fortgesetzt werden soll. Unklare Situationen, in denen jemand einfach weiterarbeitet, während die Vertragsunterlagen noch „in Bearbeitung“ sind, können rechtlich riskant sein.

Befristete Verträge benötigen für ihr Ende grundsätzlich keine Kündigung

Ein kalendermäßig befristetes Arbeitsverhältnis endet grundsätzlich durch Zeitablauf.

Eine Kündigung ist dafür nicht erforderlich.

Davon zu trennen ist die Frage, ob der Vertrag schon während seiner Laufzeit ordentlich gekündigt werden kann.

Nach § 15 TzBfG ist eine ordentliche Kündigung eines befristeten Arbeitsverhältnisses grundsätzlich nur möglich, wenn dies im Arbeitsvertrag oder in einem anwendbaren Tarifvertrag vorgesehen ist.

Ohne entsprechende Regelung können die Parteien also stärker an die vereinbarte Vertragsdauer gebunden sein, als gelegentlich angenommen wird.

Die Möglichkeit einer außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt davon unberührt.

Zweckbefristungen enden nicht einfach an einem Kalendertag

Neben der kalendermäßigen Befristung gibt es die Zweckbefristung.

Hier endet das Arbeitsverhältnis, wenn ein bestimmter Zweck erreicht wird.

Ein typischer Anwendungsfall kann eine Vertretung oder ein zeitlich begrenztes Projekt sein.

Bei einer Zweckbefristung endet das Arbeitsverhältnis nicht sofort mit dem objektiven Eintritt des Zwecks. Nach dem Gesetz endet es frühestens zwei Wochen nach Zugang der schriftlichen Unterrichtung des Arbeitnehmers über den Zeitpunkt der Zweckerreichung.

Das zeigt, dass verschiedene Befristungsformen jeweils eigene Regeln besitzen.

Was bei einer unwirksamen Befristung passiert

Ist eine Befristung rechtsunwirksam, gilt der befristete Arbeitsvertrag grundsätzlich als auf unbestimmte Zeit geschlossen.

Nicht der gesamte Vertrag fällt also weg. Vielmehr kann die zeitliche Begrenzung unwirksam sein.

Für Arbeitgeber kann dies bedeuten, dass aus einer ursprünglich geplanten befristeten Beschäftigung ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird.

Auch hier gibt es rechtliche Details. § 16 TzBfG regelt unter anderem, zu welchem Zeitpunkt der Arbeitgeber ein infolge unwirksamer Befristung als unbefristet geltendes Arbeitsverhältnis ordentlich kündigen kann.

Eine unwirksame Befristung sollte deshalb nicht verkürzt mit „der Vertrag ist ungültig“ beschrieben werden.

Arbeitnehmer müssen die Drei-Wochen-Frist kennen

Wer als Arbeitnehmer die Wirksamkeit einer Befristung gerichtlich überprüfen lassen möchte, muss eine kurze Frist beachten.

Nach § 17 TzBfG muss grundsätzlich innerhalb von drei Wochen nach dem vereinbarten Ende des befristeten Arbeitsvertrags Klage beim Arbeitsgericht erhoben werden.

Das ist die sogenannte Befristungskontrollklage.

Diese Frist ist praktisch außerordentlich wichtig. Wer erst Monate später feststellt, dass die Befristung möglicherweise fehlerhaft war, kann seine Rechtsposition deshalb nicht ohne Weiteres nachträglich durchsetzen.

Bei rechtlichen Zweifeln sollte die Frage der Befristung daher rechtzeitig geprüft werden.

Eine einfache Prüfroutine verhindert viele Fehler

Unternehmen können einen großen Teil typischer Probleme durch einen klaren Prozess vermeiden.

Vor jeder Verlängerung sollten mindestens folgende Punkte beantwortet werden:

• Auf welcher Grundlage ist der aktuelle Vertrag befristet?
• Handelt es sich um eine Befristung mit oder ohne Sachgrund?
• Wie lange besteht das Arbeitsverhältnis bereits?
• Wie viele Verlängerungen gab es?
• Gab es eine frühere Beschäftigung beim selben Arbeitgeber?
• Soll außer dem Enddatum noch etwas verändert werden?
• Gilt ein Tarifvertrag mit besonderen Regeln?
• Ist genügend Zeit für eine formgerechte Vereinbarung vor Ablauf des Vertrags vorhanden?

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich zuverlässig entscheiden, wie die weitere Beschäftigung gestaltet werden kann.

Bei Befristungen liegt das Risiko häufig im Detail

Das Befristungsrecht zeigt besonders deutlich, dass scheinbar kleine Vertragsdetails große Auswirkungen haben können.

Bei einer sachgrundlosen Verlängerung reicht es nicht zu prüfen, ob die Zwei-Jahres-Grenze noch nicht erreicht ist. Zeitpunkt, Zahl der Verlängerungen, Vorbeschäftigung und Vertragsinhalt gehören ebenfalls zur Prüfung.

Bei Sachgrundbefristungen stellen sich andere Fragen. Bei Zweckbefristungen gelten wiederum besondere Regeln für das Vertragsende.

Pauschale Aussagen wie „dreimal verlängern ist immer möglich“ sind deshalb ungeeignet.

Sinnvoller ist eine systematische Prüfung des konkreten Vertrags. So lässt sich vermeiden, dass aus einer vermeintlich einfachen Verlängerung unbeabsichtigt ein rechtlich ganz anderer Sachverhalt entsteht.